Hogyan válasszunk egyszerű és biztonságos vezeték nélküli eszközt tárgyalóterembe?
A modern tárgyalók szinte kivétel nélkül hibrid találkozó tereknek számítanak, ahol egyszerre vannak jelen személyesen és online a résztvevők. Ezért elengedhetetlen egy olyan tér kialakítása, amely mindenki számára megfelelő. Az audiovizuális megoldások kiemelt szerepet kapnak, hiszen ezek segítségével lehetővé válik a hatékony kommunikáció és az információ megosztása a távoli résztvevőkkel.
Azonban az adatbiztonság is kiemelt fontossággal bír ilyen helyzetekben. Ezért vannak olyan kulcsfontosságú szempontok, amelyeket érdemes mérlegelni tárgyalótermi eszközök beszerzése előtt. Cikkünkből megtudhatja, miért
- érdemes az alapoknál kezdeni a vezeték nélküli eszközök beszerzését,
- elengedhetetlenek a könnyen használható tárgyalótermi eszközök egy hatékony meetinghez, illetve
- fontos a biztonságos tárgyalótermi csatlakozás a vendég és a host számára egyaránt.
Vezeték nélküli eszköz beszerzését is az alapoknál érdemes kezdeni
Igények és célok
Az igények és célok meghatározásakor érdemes átgondolni a leggyakoribb meetingek jellegét és célját, és fontos szempont a jellemző résztvevőszám is. Lényeges kérdés a jelenléti és a távolról csatlakozó résztvevők aránya és arra is érdemes gondolni, hogy milyen gyakori a vállalaton kívülről érkező vendégek részvétele, szükség van-e olyan eszközökre, amelyek lehetővé teszik a könnyű kapcsolódásukat. Nem utolsó sorban az is figyelmet érdemel, hogy milyen és mennyire uniformizált a munkatársak által használt IT és kommunikációs technológia, hogy a kiválasztásra kerülő eszközök kompatibilisek legyenek.
Költség és ROI
A költségek és a beruházás megtérülése szintén fontos szempont, mely során a beszerzési ár mellett érdemes figyelembe venni a fenntartási és előfizetési díjakat is. Lényeges tényező továbbá, hogy a kiválasztott eszközök könnyen használhatóak legyenek, így a dolgozók ritkábban szorulnak szakértő segítségre, hamarabb megszokják az új rendszert és rendeltetés szerint kezdik használni.
Skálázhatóság és rugalmasság
Kulcsfontosságú, hogy jól skálázható és rugalmas megoldásokat válasszunk, amelyek képesek a vállalattal együtt növekedni. Ahol több különböző tárgyaló kerül kialakításra, ott fontos, hogy hasonló munkamenettel találkozzon a munkavállaló mindegyikben. Ezek miatt fontos szempont lehet a széles választék, amely lehetővé teszi a skálázhatóságot a teremméret és a vállalat növekedésének függvényében, és olyan gyártó termékeit érdemes megfontolni, amely mérettől és kapacitástól függetlenül azonos kezelőfelületet ad.
A hatékony meeting feltétele a könnyen használható tárgyalótermi technológia
A felhasználói élmény központi szerepet kell játsszon a tárgyalótermi eszközök kiválasztásakor. A meetingek lényege, hogy gyorsak és hatékonyak legyenek, ezért olyan technológia szükséges, amit bárki könnyedén tud használni. Az otthonról vagy külső helyszínről becsatlakozó kollégák audiovizuális élménye is kiemelten fontos, hogy ne csak külső szemlélőként, hanem valóban aktív résztvevőként legyenek jelen a megbeszéléseken.
Az új tárgyalótermi technológiáknak könnyen integrálhatónak kell lennie a már meglévő kommunikációs és kollaborációs eszközökkel, mint például
- az e-mail,
- a fájlmegosztás vagy
- a menedzsment rendszerek.
Emellett érdemes kompatibilis módon fejleszteni a már meglévő audiovizuális eszközöket (mikrofonok, kijelzők, hangszórók és kamerák) is, így elkerülhetők a felesleges kiadások. Valamint a vezeték nélküli csatlakozás mellett javasolt kiépíteni HDMI megoldásokat is.
Egy hatékony megbeszélés során a távolról bejelentkező kollégák vagy ügyfelek számára kiemelten fontos, hogy mindkét irányban kiváló minőségű legyen a kép és a hang. Bár az all-in-one eszközök egyszerű megoldást kínálnak, gyakran nem képesek azonos minőséget nyújtani minden csatornán.
Érdemes külön kezelni az adatátvitellel és a kép- és hangminőséggel kapcsolatos kérdéseket, ezzel biztosítva a megfelelő minőségű kommunikációt.
A biztonságos tárgyalótermi csatlakozás a vendég és a host számára egyaránt fontos
Az üzleti életben megszokott gyakorlat, hogy a helyi hálózatok zártak. Különösen a költségvetési intézményeknél, autóipari, gyógyszeripari vagy pénzügyi szereplőknél jellemző, hogy sok partner és vendég fordul meg az irodában, miközben a hálózaton kezelt bizalmas adatok felügyelete kritikus. Másik oldalról a vendégek saját eszközeiken is tárolhatnak olyan adatokat, amelyeket nem kívánnak illetéktelenekkel megosztani.
Ugyanakkor a tárgyalótermi kapcsolódás során egyre gyakoribb a
- BYOD (Bring Your Own Device) illetve a
- BYOM (Bring Your Own Meeting) megközelítés.
Ez szükségessé teszi, hogy a megbeszélés jelenléti résztvevői azonos hálózaton kapcsolódjanak egymáshoz illetve a tárgyalótermi eszközökhöz, hogy zökkenőmentes legyen az adatfolyam, és az információk biztonságosan megoszthatók legyenek a jelenlévőkkel és online résztvevőkkel egyaránt.
Ezért növekszik az igény olyan megoldások iránt, amelyek közös, biztonságos online teret biztosítanak a megbeszéléshez, anélkül, hogy a helyi hálózathoz kellene csatlakozni. Ezen a területen kiemelkedő például a Wolfvision kollaboratív eszközeinek kínálata. Eszközeikkel hatékony és biztonságos online terem hozható létre, ahol az információk könnyedén megoszthatók és együtt dolgozhatnak a megbeszélés vagy előadás résztvevői, függetlenül attól, hogy van-e hozzáférésük a helyi hálózathoz, vagy nincs.
A Wolfvision megoldások lehetővé teszik a zökkenőmentes tárgyalótermi adatáramlást, miközben a bizalmas adatok védelme garantált marad.
Próbálja ki a rendszert, mielőtt beruházna
Amikor vásárlásra kerül sor, mindig érdemes tesztelni és kipróbálni a papíron megfelelőnek tűnő megoldást. Ezáltal olyan bökkenők derülhetnek ki, amelyeket a katalógusból vagy leírásból nem lehetett volna megtudni.
Az Avian Systems-nél több nemzetközi céget képviselünk, amelyek a mai legfontosabb előadó- és tárgyalótermi audiovizuális és adatbiztonsági kihívásokra nyújtanak megoldást. Raktárkészletről, vagy a gyártó partnertől bekérve biztosítjuk a technológia kipróbálásának lehetőségét, és széles tapasztalatunkra építve szaktanácsadást is nyújtunk, így tökéletesen személyre szabott tárgyalótermi rendszere lehet. Forduljon hozzánk bizalommal!
